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項目負責人超強總結項目全過程管理經驗,教你避開陷阱!

文章來源:項目負責人超強總結項目全過程管理經驗,教你避開陷阱! 時間:2016-07-28
項目負責人超強總結項目全過程管理經驗,教你避開陷阱!

作為一個項目負責人,一定要明白這個工作最要緊的就是要明白什么是因地制宜、因勢利導;只有最合適的,沒有什么叫對的,什么叫錯的。項目負責人最忌諱的就是有完美主義傾向,尤其是從做技術人員出身的,喜歡尋找標準答案,耽誤了工作進度,也迷茫了自己。

項目前期階段是一個項目最重要的階段。項目負責人在接手一個新項目的時候,首先要盡可能地多從各個方面了解項目的情況,如:

1、這個項目是什么項目?具體大概做什么事情?是誰提出來的?目的是解決什么問題?

項目前期對工程情況了解的越詳細,工作做的越細致,后面的"驚訝"就越少,項目的風險就越小;

2、這個項目里牽涉哪些方面的人?如投資方、建設方、項目建成后的運營管理方、技術監督方等等。

項目負責人需要了解每個方面的人對這個項目的看法和期望是什么。事先了解各個方面對這個項目的看法和期望,可以讓你在做項目碰到問題的時候,就每件事情具體分析哪些人會在什么方面支持你,哪些人會出于什么目的反對你,從而提前準備聯合朋友去對抗敵人,讓事情向你所希望的方向發展。

沒有永遠的朋友,也沒有永遠的敵人,只有一致的利益,這句話作為項目負責人是一定要記住的;

3、 基本了解了客戶的情況后,下面的事情就是了解自己公司各方面對這個項目的看法。

首先是高層領導是否重視,這個決定了在你需要資金、人力等資源支持的時候,公司是否會根據你的要求提供最有力的支持。領導口頭肯定是說支持的,但你需要做的是了解公司對這個項目的實際期望,是想把項目越做越大還是只想賺點錢?是想做樣板工程還是干脆想敷衍了事。

公司領導(尤其是高層領導)對項目的態度決定了你做這個項目的戰略目標,而這個戰略方針將對你做項目計劃產生直接的影響;

4、 在做整體項目計劃前,還要大致計算一下你手上的資源。

首先是時間。現在市場競爭非常激烈,有一些項目會要求在幾乎不可能完成的時間范圍里完成。對于這一點,你在做項目的風險控制計劃的時候要充分考慮。

其次是人員。根據項目預算和已往經驗,大致計算一下未來的項目小組有多少種角色,每個角色目前公司是否有人,是否能完全歸這個項目使用,是否需要另外招聘一些人員,招聘的準備工作要盡早啟動。

最后就是一些設備的準備。項目所需大件關鍵設備生產周期很長,所以要盡早訂貨,以后不管發生設備等人還是人等設備的情況,浪費的都是你的時間;

5、 是到做總體計劃的時間了嗎?不,你現在已經知道了客戶的目標和你手上的資源,那么做計劃以前,你還需要和你的領導和客戶充分溝通資源的問題。

因為很多資源是還不明確的,你需要寫一份報告,詳細分析這個項目的風險以及對資源的需求情況。如果一些問題不能得到解決的話,將發生什么樣的后果。如果資源不夠,就要高層改變策略,增加對這個項目的投入。甚至在條件許可的情況下,有些公司會放棄這個項目。總之,沒有人能完成一個不可能完成的任務,如果項目負責人不能盡早發現風險,那么就只能去當烈士了。

6、 明白了要做哪些事情和你手上的籌碼以及你做這個項目的總體策略,現在是成立項目小組的時候了。

很多項目負責人都沒有自己選擇組員的權利,那么,就盡量發揮你的影響力去尋找那些你想要的人吧。成員的組成根據項目不同,相差較大,很難有什么具體要求。

7、 現在你要面對三群人

你的領導、你的組員和你的客戶,和這些人溝通,讓他們知道你打算怎么做,什么時候要他們做什么準備這些事情將是你的主要工作。

8、 好了,做了很多前期工作,定義了一些游戲規則,現在是坐下來做計劃的時候了。

這一節,任意找一本項目管理的書都會說得比我好,所以我就少寫一點,說一些自己的體會就是了。首先是找幾個關鍵組員,比如給排水專業工程師、暖通專業工程師、電氣專業工程師、土建專業工程師、資料員等等,研究一下如何來完成這個項目,比如項目可以分成幾個單項工程?每個單項工程又可分為幾個重要的工程節點。

這里要強調一點:完成一個目標有很多種方式,你要選一種你最熟悉的,而不是看上去最完美的,這個思路會讓你的項目減少很多風險。有時候客戶會被某種新技術打動,堅持要你采用那種新技術,你就應該告訴他:你選我做這個項目,就應該容許我采用自己最喜歡的方式做事情,新技術之所以有誘惑力,就是因為吃虧的人還不多,我不希望你成為第一批受害者。

采用一個計劃會讓你的工作更加明確,比如用微軟的Project軟件,你填寫完表格以后,就可以知道這個項目有多少件事情要做,每件事情需要什么資源,他們之間的前后關系如何,消耗的時間有多長,完成后有什么標志等。所有的結果最后用一個叫做甘特圖的形式表現出來。你做完這個表以后會驚奇地發現,甘特圖上項目的結束時間會遠遠落后于你的計劃結束時間(簽合同的人永遠不會先征求你的意見的)。當然,學過項目管理的人會大談什么WBS、優化路徑之類的東西,但是我的經驗是你再優化也不可能把這些東西安排到計劃的時間結束。如果你沒碰到這個問題,在我恭喜你挑了一個輕松活之前,請你再去確認你是否羅列了所有要做的事情和正確評估了他們所需要的時間。這時候,你就要考慮犧牲一些任務的時間(也意味著質量)了。按照什么標準犧牲?這個項目的戰略!我們在第三節提到過的戰略。我的經驗是如果你什么都趕進度,其結果可能就是十件事情你一件也沒做好,想想多么失敗啊。所以,把資源投到你熟悉和有把握的事情上,最后的結果是十件事情,你有三件做成了精品,三件完成,還有四件因為某些原因延誤,成績單是否靚麗了很多呢?戰略決定優先級,而正確排列事情的優先級是一個項目負責人能力的主要體現。

好,現在項目已經完成了前期工作,了解了項目的目標、搞清楚了手上的資源,制定了項目的策略,然后編制了項目的整體計劃,項目進入實施階段。進入這個階段反而是項目負責人比較空閑的時候,不像前期的時候項目負責人要象記者一樣到處和不同的人接觸,搞清楚他們在說什么,努力猜測他們在想什么和他們的真正目的,那才是最累人的事情。當然,小項目的項目負責人往往自己也是一個資源,要做很多事情,這時候反而比誰都苦。項目負責人這段時間的主要工作是保持和客戶領導以及自己領導的溝通。和客戶領導溝通時特別要注意,除非你需要對方給你支持,那么你才需要講得具體一點,否則,告訴他一切正常就可以了,而且態度要積極一些,千萬不要說一些領導不懂的細節,比如:"王經理,最近項目進度還算正常,就是經常發生一些成品損壞的情況……"。和自己的領導匯報也要注意這個問題,除非他是一個技術高手,你需要他的技術經驗,否則一般就匯報進度是否正常以及有問題時你的對策和打算就可以了,有些需要他支持的地方,比如資源調用需要說詳細一點。

和項目組員開會,除了一些項目進度跟蹤會議以外,還有很多討論會,需要大家用頭腦風暴方法給出解決問題。與會人員很多都是技術人員,他們的特點是注重細節、缺乏大局觀、有點消極悲觀、自尊心強(如果總結得不對,歡迎大家拍磚),所以,你作為會議的主持人,只要負責提出問題和記錄下他們的觀點,千萬不要做評判者的角色。一個問題,有很多方面,從不同的角度看,現象是完全不同的,想想盲人摸象的故事吧。這些技術人員,他們往往精通一個方面,就自己的角度發表見解,除非一些很特別的情況,你都應該認為,他們提出的方案,從他們的角度來看是最合理的。你的長處是掌握事情的優先級,評估各個方面的輕重緩急,從而根據他們的意見得出一個合適的(而不是正確的)方案。所以,在會議上,你要充分尊重每一個人和他的意見,夸獎那些意見提得比較好的人,千萬不要把會議帶入無休止的爭論(你要讓大家知道事情不是非黑即白的,而是多元的,唉,我們的教育惹的禍…)。會后,你自己寫文檔,做決定。會議上大家的面子都被照顧了,自然實施起來的阻力就小,如果還有意見的,你就私下找他聊,如果還不能說服他,你就要讓他明白,因為你負責這個項目、你擔當風險,所以,這個優先級應該你來判斷。組織中的高層,并不見得水平會比一般的成員高,但是,他要承擔組織的風險,加之信息的不對稱性,所以,對事情的優先級的判斷肯定比下屬強。

在施工過程中,內部管理還要注意的一點是時刻強調以驗收為目的的思想,每個任務的最終可交付成果一定要是可以被檢查的,時刻考慮如何檢查結果、如何向客戶交付是項目負責人一直要注意的事情,我聽說有些老項目負責人拿到項目是倒排計劃的,即首先看如何驗收和驗收標準,然后決定工作計劃。很多項目開始了很久,還不知道如何驗收,那么這個項目出問題的可能性就很大了。做項目就是為了驗收,我們的角色不是研究機構,我們的目的就是在付出那么多勞動后得到結果。

對于需求天天變的客戶,你就一定要事先做好規矩:

a) 統一聯系人:建設方指定一個人和項目組進行溝通,不能張領導、王領導都來說幾句,如果他們意見不一致,那你只有得罪領導的選擇了,所以,項目的最初就要定好規矩,我項目組只認一個的意見,有什么要求你們內部先統一再和我談,我不想卷入你們內部部門之間的矛盾之中;

b) 所有工程量、施工工藝、材料、工期等變更全部要有書面簽字認證,這點切記!這樣做好處多多。

對于客戶來說,嘴巴一動最方便,一會要求這樣做、一會要求那樣做,反正是你們做。這時你一定要留下書面文件并簽字蓋章,只有拿到了書面文件,在工程結算時才能拿回自己應得的那部分錢,否則的話客戶口頭許諾的許多變更費用你是一分也要不回來的。


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